4 tips för bättre tidredovisning

By 2014-12-15QBIS Tid
Tips tidredovisning

Vi på QBIS kan det där med tid. QBIS Tid är gjort för att tid ska rapporterats in snabbt och korrekt utan att vara betungande för de anställda. Du ska få komplett underlag för tidsfakturering och lönehantering. Låter det lätt – men är lite svårt?

Nedan hittar du några handfasta tips för hur du hanterar tidredovisning i praktiken.

1. Bra rutiner för tidsredovisning är A och O

Det är att rekommendera att skapa en policy för tidsredovisning. Policyn kan ta upp när tid ska fyllas i:  ”Tidrapportering ska göras dagligen. I händelse där en anställd är borta bör deras tidrapportering slutföras så snart som möjligt när de är tillbaka.”

Förutom tidrapporteringen bör er policy även ta upp vad som händer när man är sjuk, ledig eller av någon annan anledning inte har möjlighet att rapportera in tid.
Regler kring arbetstid, flextid, Lunchtid, övertid och komptid är bra att skriva ner.

Skriv ner riktlinjer för hur ni registrerar tid mot kundprojekt och vad som får stå i kommentarer.

När du gör er policy: Kom ihåg att vara kortfattad. Då läser användarna den istället för att drunkna i text.  I QBIS finns en flik för tidspolicy så alla kan ta del av informationen när dom behöver den.

2. Tidsredovisa direkt

Det absolut bästa resultatet med tidsredovisning får man om medarbetarna redovisar sin tid så fort de byter kund / projekt / aktivitet. Om man försöker tidsredovisa i slutet av dagen så är det i stort sett omöjligt att få korrekta tider.

Att göra all sin tidsredovisning i slutet av veckan är inte att rekommendera och slutar ofta med gissningar. Uppmana dina anställda att tidredovisa direkt. Med QBIS Tid i mobilen är det enkelt och roligt att rapportera in tid.

3. Mät tiden

Det är stor skillnad på upplevd tid och verklig tid. Testa gärna att låta 5 personer göra en aktivitet under några minuter, välj en ojämn siffra såsom 19 minuter. Ingen får ha tillgång till klocka. Be dem sedan skriva på varsin lapp hur länge de tror att de höll på. Ofta är resultatet mycket varierande. Så, se till att de anställda mäter sin tid och inte uppskattar den. En missad fakturerbar kvart i veckan blir mycket pengar på ett år…

4. Var specifik och använd kommentarer

Arbetar du med tidredovisning i projekt skriv gärna korta kommentarer i tidsredovisningen. Ta med kommentarerna i ert faktureringsunderlag. I QBIS finns fält för både interna (till chef) och externa (till kund) kommentarer.

Ex. på extern kommentarer
Design av databas: 6,25 h.
Utveckling gränssnitt:  8,00 h.
Test: 4,50h.

Som kund är det enklare att acceptera en faktura på arbetad tid där man tydligt ser arbetet som utförts. Dessutom verkar ni proffsigare och mer trovärdiga.

Visst är det på tiden att ta hand om tiden? Det är enklare än du tror. Boka en demo idag – så berättar vi mer