Så fungerar tidrapportering mot projekt

Tidhantering

 

En enkel introduktion till hur tid-och projekthantering fungerar i QBIS.

En av de absolut populäraste funktionerna i QBIS är att tidrapportera mot projekt.

Här visar vi dig hur det fungerar på ett enkelt och informativt sätt.

1. Att registrera tid i ett projekt

 

Projekten är kärnan i tidhantering och tidsrapportering. Ofta är projekten knutna till en kund om de är externa projekt.
Varje projekt är indelat i olika projektfaser med aktiviteter.  Det kan vara många medarbetare som arbetar i ett projekt med olika aktiviteter.

I ett projekt kan du antingen vara en användare (som kan rapportera in arbetad tid på en aktivitet) eller en projektledare, PM (som sköter projektet och kan generera fullständiga rapporter). För att du ska kunna börja arbeta med tidrapportering behöver du alltså ett projekt med en eller flera aktiviteter att rapportera in tid på.

projektrapportering

2.Tidsregistrering är enkelt

När du skriver in din tid i QBIS skapas en tidsregistrering. Tiden som rapporteras in blir kopplad till ett projekt och till en av dess aktiviteter.
Användaren ska ange den tid som spenderats på en viss projektaktivitet och, om den vill, lägga till några anmärkningar.

Svårare än så är det inte!

tidsregistreringar

3. Låt oss tala om budget

Du kan ställa in en viss budget för varje projekt (eller för en specifik budget för en fas eller användare) och kontrollera dess framsteg i realtid.
En budget kan infatta olika resurser som man vill hushålla med. Ett vanligt exempel är just tid och och de kostnader som innefattas här (löner, utlägg, resor). 

4. Projektstyrning är viktigt

När du väl planerat ditt projekt är det viktigt att även styra det när det väl startar. Systemet kommer att meddela dig om ett projekts budget börjar ta slut, och hjälpa dig att göra saker och ting smidigare. Hur många timmar har en resurs arbetat? Hur ser hela projektteamets insatser ut? Vad blir kostnaderna? Allt detta ser du enkelt i QBIS.

Tidrapportering med QBIS

4. Rapporter är A & O

 

Kraftfulla rapporter (exporteras ofta som PDF och CSV) är oerhört viktiga för projektledare. Det handlar om att kunna analysera projektet för att bättre förstå viktiga faktorer som på verkar projektets resultat.

Exempel på rapporter är:

Kundrapport: Kunden är ofta intresserad av hur mycket tid man har arbetar i ett visst projekt.
Projektrapport: du vill veta exakt hur ditt team lade sin tid på ett specifikt projekt och hur projektet fortlöper.
Tidrapport: du vill exempelvis veta vad Jonas har arbetat med den här månaden.

Detta var bara några exempel. Du kan välja mellan ett stort antal rapporter i QBIS för att få ut informationen som just du behöver.

Projekthantering med QBIS

5. Fakturor och löner

 

All data som nu finns i systemet är en viktig del i att sedan göra effektivare processer och inte minst avsevärt förenkla administrationen. Du vet exakt hur mycket tid som registrerats på varje projekt och aktivitet och hur mycket den tiden är värd. Du vet även hur mycket dina medarbetare har arbetat och hur mycket frånvaro de har.

 

All denna data kan nu enkelt exporteras till lönehanteringsystem, för att smidigt skapa löner till  medarbetarna och exporteras till faktureringsystem för att enkelt skapa fakturor till kunden.

Fakturering & Löner

Hoppas denna snabba introduktion till QBIS tid-och projekthantering hjälper dig förstå bättre hur det fungerar.

Om du är intresserad av att testa eller behöver mer information om QBIS är det bara att kontakta oss. Vi visar dig gärna mer.