Underlätta faktureringen med ett faktureringsprogram

Fakturering kan vara en tidskrävande process, speciellt om den hanteras manuellt. Tid och utlägg ska samlas in från de anställda, för att sedan föras in i ett faktureringsprogram. En process som i regel innebär dubbelt arbete för ekonomiansvarig. Den manuella överföringen av underlag mellan olika programvaror tar inte bara lång tid, utan innebär dessutom en stor risk för felregistrering.

För företag som vill öka sin lönsamhet och likviditet, kan det vara en god idé att se över sin faktureringsprocess. Genom att digitalisera och automatisera flera processer i arbetet, kan man drastiskt förbättra och effektivisera arbetsflöde och rutiner.

Checklista för en mer effektiv & korrekt faktureringsprocess

1. Använd ett digitalt verktyg för att rapportera tid

Det finns mycket att vinna på med att använda ett digitalt verktyg för tidrapportering och projekthantering. Med ett system som hanterar både rapporteringen av tid och underlag för fakturering, kan man spara både tid och resurser i administrationen. All information är samlad i ett och samma system, vilket både ger ett mer korrekt underlag och underlättar för ekonomiansvarig som slipper jaga tidrapporter och utlägg.
När man ska implementera och välja ett tidrapporteringssystem är det viktigt att tänka på att systemet har integrationer mot både lönesystem och faktureringsprogram.

2. Attestera faktureringsunderlaget

Attest och validering är viktiga moment för att kunna säkerställa ett korrekt faktureringsunderlag. Genom att låta cheferna eller projektledarna granska och attestera de anställdas tid och rapporterat material i slutet av varje vecka, kan man säkra ett riktigt underlag. En ytterligare validering av underlaget innan fakturering, minskar risken för felregistrering innan överföringen till faktureringsprogrammet.

3. Integrera mot faktureringsprogram

Genom att integrera ett system för tidrapporterings- och projekthantering med ett faktureringsprogram, kan många steg i arbetsflödet automatiseras. Flera tidskrävande arbetsuppgifter kan helt eller delvis plockas bort, vilket skapar tid för arbete som faktiskt utvecklar verksamheten.
Integrationen fungerar som en brygga mellan faktureringsprogrammet och systemet för tidrapportering. Den är en grundläggande del i att skapa mer effektiva arbetsflöden. Väl integrerade system eliminerar dubbeladministration samtidigt som det säkerställer för både en snabb och korrekt fakturering.

Så underlättar QBIS Projekt för fakturering

I QBIS Projekt rapporterar de anställda sin tid direkt mot aktiviteter i ett projekt, vilket innebär att allt underlag finns registrerat för fakturering mot kunden. Cheferna eller projektledarna attesterar den tid och det material som de anställda rapporterat i projektet, underlaget godkänns för fakturering och ekonomiansvarig genererar sedan smidigt en faktura för export till faktureringsprogrammet. Integrationen mellan systemen skapar automatiserade processer som effektiviserar arbetet med fakturering och sparar värdefull tid i administrationen.

Se hur QBIS kan hjälpa er effektivisera er fakturering

Testa QBIS kostnadsfritt och se hur vi kan hjälpa er minska tid för
administration, eller boka en demo med en av våra experter så vägleder dem dig!