Att använda ett projektverktyg som passar era projekt, företaget och arbetsmodellen kan ha en avgörande effekt för resultatet. Valet av verktyg bör därför vara ett väl genomtänkt beslut. Chanserna att leverera framgångsrika projekt ökar markant om man bygger arbetet på en stabil projektplan och har möjligheterna att hantera både risker och tillgångar under projektets gång, så att man kan möta deadlines inom ramarna för tids- och kostnadsbudget.

För att skapa och genomföra lyckade projekt behövs verktyg som möjliggör god projektplanering, projekthantering och uppföljning av analyser. Det finns tre enkla steg man kan ta för att säkerställa att man gjort rätt val av sitt projektverktyg.

Definiera projektets mål och krav

Syftet brukar vara tydligt formulerat redan vid initieringsfasen av ett projekt. En klar målbild över vad projektet ska generera underlättar för hur man ska hitta vägen dit. Specificera vilka krav som finns på vägen fram till målen och beskriv vad som ska inkluderas eller exkluderas under projektets genomförande. På så sätt kommer några av de viktigaste frågorna inför att välja rätt projektverktyg besvara sig själva, till exempel: Stödjer verktyget ett projekt i storlek vi planerar? Prioriterar vi ett verktyg som är lättillgängligt, mer användarvänligt eller informationssäkert? Kan projektverktyget integreras med andra system eller kan man använda det på fler sätt än att endast planera? Planerar vi att använda verktyget för andra projekt?

Specificera behoven som projektverktyget ska underlätta eller lösa

Det finns mängder av olika sätt att planera projekt och det finns olika behov för hur man vill hantera och följa upp arbetet. För de flesta mellanstora till stora företag krävs oftast ett grundläggande planeringsverktyg som klarar av att hantera flera projektmedlemmar från olika avdelningar. Fokus kan snarare ligga på att snabbt kunna se risker eller möjligheter under ett projektarbete och att kunna ta ut underlag som möjliggör analys av arbetet man utfört. Mindre bolag kan å andra sidan söka sig till verktyg med en enkel planeringsfunktion och där man tydligt kan budgetera kostnader och intäkter.

Bestäm vad det får kosta

När ni investerar i ett projektverktyg är priset inte nödvändigtvis det viktigaste. Det är lätt att stirra sig blind på vad det kommer att kosta, och missa vilka utvecklingsmöjligheter som finns med projektverktyget. Satsa på ett system som gör mer än att lösa ett av problemen. Ett avancerat projektplaneringssystem är bra till mycket, men saknas möjligheter till att få uppföljning, riskhantering eller kan ge mervärde på annat sätt, kommer verktyget snabbt kännas utdaterat. Detsamma gäller de program som inte erbjuder automatiska uppdateringar eller uppgraderingar för ny programvara. Förutom att se till behoven just nu, blicka framåt om ambitionerna med projekten i framtiden och överväg att investera i bättre system, istället för att ta det billigaste som passar just nu.

QBIS Tid & Projekt är ett kraftfullt projektverktyg som ger både tidrapportering och projekthantering i ett. Det gör att ni får bättre koll på vad, hur och när projektmedlemmar arbetar inom projekten, vilka kostnader som rapporteras och vilka intäkter som kan faktureras – både nu och senare. Projektplaneringen blir enkel med möjligheten att budgetera både löpande och fasta prismodeller i samma projekt samt allokering av tid mot särskilda resurser på specifika aktiviteter. Med integrationer till flera av marknadens största ekonomisystem kan man enkelt generera fakturaunderlag från QBIS.

Starta en kostnadsfri testperiod och upptäck QBIS Projekt idag!