Automatisering ligger högt värderat hos Index-Traub. Som en av de ledande tillverkarna av maskiner som helautomatiserar arbeten inom verkstadsindustrin är effektivitet ett värdeord som genomsyrar hela verksamheten. När det blev dags att börja titta sig om efter ett tidrapporteringssystem som kunde automatisera lönehantering och fakturering föll sig valet ganska snabbt på QBIS.

Anders Gillin, Ekonomichef på Index-Traub

Det egenbyggda systemet tillät tidsregistrering och fungerade rent praktiskt. Däremot blev det problematiskt när faktureringen för de många konsulttimmar som registrerats skulle göras. Situationen med att manuellt mata in siffror från ett system till ett annat blev ohållbar. Att hitta ett system som fungerar långsiktigt och går i linje med de egna värderingarna blev målet.

– Jag brinner för att effektivisera administration. Jag började här under vintern 2019 och då var mycket pappersbaserat. Och jag är psykiskt allergisk mot papper så jag började att förändra hur vi jobbar nästan direkt, berättar Anders Gillin, ekonomichef på Index-Traub.

Letade efter system som bygger på värdegrund

Målsättningen för hela Index-Traubs verksamhet bygger på nyckelord såsom innovation, digital, modern och global. Den pappersbaserade hanteringen och avsaknaden av integrationer för smidigare lönehantering stämde inte överens med värdegrunden som verksamheten byggts på. Ett steg mot det papperslösa företaget blev verklighet efter en snabb vända på Google.

Enligt Anders var det inte kärlek vid första ögonkastet, men en förälskelse tog form som var värd att utforska. Efter att ha startat en gratis testperiod på hemsidan och lite navigering inne i systemet föll bitarna så småningom på plats.

– Min prioritet när jag började leta efter ett tidsystem var att skaffa ett som är enkelt. Där man går in och fattar direkt vad man ska göra och hur man gör det. Det upplevde jag att jag hittade i QBIS. Jag är dessutom långsiktig när jag söker efter systemlösningar så jag såg en stark potential i systemet som det var, men jag ser också utvecklingspotential i framtiden som kan vara intressant för oss, säger Anders.

Efter att ha tittat på systemet och Anders fick en känsla av hur QBIS skulle kunna underlätta deras administration blev det dags att slå slag i saken. Från att ha testat systemet under fredagen till att köpa licenserna måndagen därpå kom de snabbt igång med användningen. Alla anställda lades in i systemet och en kort utbildning om hur de bäst kan använda systemet så var den nya tidrapporteringen på plats. Anders berättar,

– Vi gick igenom mycket grundläggande funktionalitet när vi hade utbildningen. Så när vi körde igång har det fungerat jättebra. Det bara fungerar. Våra medarbetare förstår vad de ska göra och varför, vilket underlättar övergången från det tidigare rapporteringssystemet.

Bättre insikt i verksamhetens spenderade tid

Ett par månader har gått sedan implementationen av QBIS färdigställdes och rapporteringen drog igång. Medarbetarna har börjat få större insikt i deras egna tidssaldon, vilket har gett en positiv effekt. Den digitala rapporteringen har också gett mer kontroll av flextid och fakturerbara konsulttimmar för hela organisationen. Vilket angavs som en av de viktigaste anledningarna till att skaffa QBIS.

– På kontoret arbetar vi flexibelt och det har varit svårt att få koll på hur mycket tid man har. Serviceteknikerna som däremot är ute på fältet och registrerar konsultationstid, jour, beredskapstid, övertid och restid har fått det mycket enklare att hålla koll genom att man kan registrera tid även från mobilen. Det har varit värdefullt för oss att börja med QBIS och har underlättat mycket när det gäller informationsflöden och inblicken för oss men också för kunden som såklart vill veta vad som har utförts, när och av vem, avslutar Anders.

Om Index-Traub

INDEX-gruppen, och dess varumärken INDEX och TRAUB, räknas i dag till de världsledande tillverkarna av CNC-svarvar. Med sex fabriker och sex egna internationella försäljnings- och service kontor samt ett omfattande agentnätverk är Esslingen – koncernen närvarande på över 80 platser över hela världen.

Hur kan ni spara mer tid med QBIS?

Starta en kostnadsfri testperiod och se hur systemet kan anpassas efter er organisation och behov

KOM IGÅNG