Skapa löneunderlag med tre snabba klick

Med automatiserade lösningar som minskar tiden för administrativt arbete för löneadministratören.

Lönehantering och tidrapportering
går hand i hand

Även med fasta månadslöner är det tid som grundar för varje lön. Avvikelser med olika lönearter kräver olika typer av registreringar när lönearbetet drar igång. Med olika faktor för varje avvikelse blir vikten av korrekt utförd tidregistrering av den anställde, desto större. Oavsett om rapporteringen görs analogt eller digitalt är tidrapporteringen grundläggande för att lönehanteringen ska bli rätt, med rätt information.

Mer korrekt löneunderlag med
attestering och verifiering

Ett digitalt system som tillåter att tidrapporteringen går i led för attestering, minskar risken för fel. När en anställd har rapporterat sin arbetstid och sina avvikelser för veckan stänger denne sitt tidkort. Chefen kan därmed se över rapporteringen för att sedan antingen godkänna eller be om ändringar i tidkortets registreringar. När anställdas tidkort är stängda och godkända kan löneadministratören ta ut allt underlag från QBIS, för att importera det direkt till lönesystemet.

laptop salary process

Vill du se hur man skapar
löneunderlag i QBIS?

Flödet för att skapa löneunderlag i QBIS

STEG 1

Anställda rapporterar arbetstid och avvikelser

I tidkortet kan anställda rapportera både arbetstid och avvikelser. Schemat avgör vilken typ av rapportering som kan göras och det kopplade kollektivavtalet avgör vilka typer av avvikelser som kan rapporteras för den anställde.

Vid veckans och månadens slut stänger den anställde sitt tidkort vilket öppnar upp för chefen att kontrollera rapporteringen.

STEG 2

Chefer attesterar anställdas tidkort

Chefen eller projektledaren ser över alla sina anställdas stängda tidkort. I en samlad lista kan man se vilka tidkort som är stängda och vilka som är fortsatt öppna. Här kan man skicka en påminnelse för de som inte stängt sina tidkort.

Genom att påbörja en godkännandecykel kan man godkänna eller begära korrigeringar i individuella tidkort. Men det finns också möjlighet att massgodkänna tidkort för alla sina anställda.

STEG 3

Verifiering och exportering av underlag

De godkända tidkorten läggs sedan in till administratörens förfogande för exportering. Filen som exporteras skapar en färdig fil med arbetstid och avvikelser som underlaget gäller, inklusive vilka lönearter och faktor som löneaktiviteterna är registrerade under. Underlaget kan snabbt importeras till lönesystemet så att lönerna kan färdigställas. I detta skede kan löneadministratören även ta ut en sammanställningsrapport av löneaktiviteter som kan användas i dokumentationssyfte.

Lönehantering i QBIS

Samlar all tid inom hela verksamheten

Med olika scheman och kollektivavtal kan all tid samlas på ett anpassat sätt för alla anställda och avdelningar inom hela verksamheten.

Hanterar flera olika lönearter

Lägg in olika lönearter och avvikelser såsom: sjuk, semester, friskvårdsbidrag, föräldraledighet m.m.

Sammanställning av löneaktiviteter för beredning av löner

Få rapporter för all rapporterad tid inom verksamheten som ger en överblick över alla löneaktiviteter som har registrerats.

Exportera scheman för synkronisering med andra system

Med möjligheten att exportera scheman kan samma information smidigt importeras till lönesystemet så att alla system är uppdaterade med samma information.

Välj vilken information lönefilen ska innehålla

Anpassa lönefilen efter vad ni vill ha med och behöver importera i lönesystemet.

Integrationer till lönesystem automatiserar processen

QBIS integrerar till de flesta stora lönesystemen på marknaden för en så smidig löneprocess som möjligt.

Underlag attesterat och färdigt för löneberedning

Attesteringsledet minskar risk för felrapportering och förenklar mer korrekta lönerutbetalningar.

Ange faktor på löneaktiviteter

Applicera lönearten på löneaktiviteten vid tidrapporteringen för att ha allt färdigt redan från början.

Integrera med ert lönesystem

Genom att koppla ihop flera system kan hela processer automatiseras, så att hantering av både lön och fakturering förenklas.

Fortnox logo
Hogia logo
Crona Lön logo

Utforska QBIS

Löneunderlag kan skapas med tre snabba klick, se hur genom att testa QBIS helt kostnadsfritt!