När det kommer till intensiva arbetsperioder kan det ibland vara svårt att få en bra överblick över allt som ska göras. Arbetsuppgifterna hopar sig, mailinkorgen är överfull och det kan vara svårt att ens veta i vilken ände man ska börja. Det är lätt att bli överväldigad och stressad över situationen, något som kan undvikas genom att skapa struktur i ditt arbetssätt. Vi har sammanställt en lista med några tips på hur du kan tackla situationen och samtidigt bli mer effektiv.

1. Gör en to-do list. Det är fysiskt omöjligt att hålla allt i huvudet, speciellt i intensiva perioder, det är endast en faktor som bidrar till mer stress. Genom att skriva ned vad som måste göras kan du dels få en bättre överblick av situationen, det blir även lättare att planera, samtidigt som du minskar risken att glömma bort något. Det kan vara en god idé att skriva in deadlines i kalendern, så att du kan få en uppfattning om hur du behöver prioritera, vilket naturligt för oss till nästa punkt.

2. Prioritera arbetsuppgifterna. Det går inte att understryka nog vikten av att prioritera dina arbetsuppgifter. När du skriver din to do list, försök skriva uppgifterna efter en prioriteringsordning, för att minska att skjuta på viktiga arbetsuppgifter. Det kanske säger sig själv att det är viktigt att göra saker i rätt ordning, men vi tenderar ofta att göra de enkla sakerna först, vilket kan leda till mer stress i slutändan.

3. Planera. Planering är A och O när det kommer till att effektivisera ditt arbetsflöde. Använd din kalender och planera in dina arbetsuppgifter, på så sätt kan du få en bra överblick hur du behöver arbeta och även hur mycket tid du kan lägga på varje enskild uppgift. I din kalender kan du även markera deadlines, så även om oväntade arbetsuppgifter dyker upp kan du enkelt planera och strukturera om i din kalender.

4. Kategorisera mailinkorgen. En överfylld mailinkorg är något som väldigt lätt kan bli distraherande och en stressfaktor. Ta för vana att radera oviktiga mail direkt. Genom att sedan kategorisera och prioritera mailinkorgen kan du lättare få en överblick och hanteringen av mail blir lättare.

5. Gör en sak i taget. Det kan ibland vara svårt men försök att ha som regel att göra en sak i taget. Det finns en viss risk när man hoppar mellan arbetsuppgifter att det tar längre tid. Detta är på grund av att man kan behöva tid att sätta sig in i den nya uppgiften, en så kallad ställtid mellan arbetsuppgifterna. Samtidigt är det viktigt med balans i detta, ibland är det bra att byta arbetsuppgift om man tillfälligt fastnat eller inte kommer vidare.

6. Dela upp större uppgifter i deluppgifter. Emellanåt kan det vara svårt att påbörja en uppgift som man vet kommer att ta lite längre tid. Det kan då vara en god idé att dela upp uppgiften i mindre deluppgifter, så att uppgiften inte känns lika överväldigande. Att bocka av uppgifter är dessutom något som kan bidra till en tillfredsställande känsla av att man har tillfört något, vilket i sin tur kan skapa en mer positiv attityd.

7. Planera för morgondagen. Se till att avsätta tid i slutet av varje dag för att planera morgondagen. Bestäm vilka tre uppgifter som är viktigast och som du ska börja med. På så sätt har du bra koll på din morgondag och har lättare att komma igång.

8. Stäng av notifikationer. Det tar ca 90 sekunder från att du har blivit avbruten att komma igång med din arbetsuppgift. Under intensiva perioder kan det vara bra att tillfälligt stänga av notifikationer för att inte bli distraherad.

Läs även artikeln ”Spend your time right” som vår Product Manager, Andrew Johnston har skrivit.