I början av 2009 Hallett Retail hade 220 anställda i 150 olika platser. När de i slutet av 2008 vann en stor kund innebar det en snabb expansion under hela 2009. Med ytterligare nya butiker och anställda, förde denna tillväxt med sig en stor utmaning inte mist för de administrativa processerna.

 

Utmaningen för Hallett Retail kevin.hallet

De anställda på Hallett är geografiskt spridda då Hallett Retail arbetar över hela Storbritannien. Detta innebär att de har största delen av landet som arbetsplats, vilket är utmanande för att enkelt se medarbetarnas tid och förbereda lönelistorna.

Hallett Retail levererar resurser och tjänster till andra återförsäljare, vilket innebär att de inte äger butiker där de anställda arbetar utan istället hyr företaget yta för handel i andra butiker. På grund av arten av sin verksamhet skulle det vara omöjligt att sätta upp ett Wide Area Network och mjukvara över alla sina butikslägen, och därför var Hallett i behov av en smartare lösning.

”Under 2008 stod vi inför utmaningar när det växer”, säger Kevin Hallett. ”Vi behövde hitta ett mer effektivt sätt för att samla in tidrapporter och behandling av löner. Den administrativa processen var redan intensiv och tidskrävande och vi ville effektivisera denna.”

Hallett Retail organisationsstruktur består av flera nivåer med anställda och chefer ofta belägna på olika platser. Detta gör tidrapporten inlämnande och godkännande som behövs för löne förberedelse tidskrävande och omständlig. På grund av den snabba tillväxten i näringslivet var det inte hanterbart att fortsätta hantera en löneprocessen manuellt.

Varför QBIS?

En typisk Hallett butik kan ha 2-5 anställda som arbetar enligt olika scheman och Halletts tillväxtplan 2009 var att bli 500 fler butiker. Hårdvara och kommunikationsutrustning nödvändiga för att sätta upp ett Wide Area Network och installera en traditionell programvara på så många ställen skulle bli för dyrt och svårt att underhålla.

”Vi valde QBIS eftersom det mötte våra behov för att automatisera våra löneprocesser. Alla våra anställda kan rapportera tid från var som helst och våra chefer har total kontroll. QBIS passade våra behov perfekt eftersom vi kunde skala upp tjänsten allt eftersom vi växte och vi inte behöver investera i programvarulicenser eller maskinvara.”

QBIS Tid är en flexibel och kostnadseffektiv tidsrapporteringsmjukvara som kan användas var som helst. Den kräver inga investeringar i ny server, datorer och annan  kommunikationsutrustning eller infrastruktur. Istället använder systemet en kombination av lätt tillgänglig teknik, såsom webb-webbläsare, internet och mobiltelefoner. För Hallett Retail har användandet av QBIS gett ett automatiserat tidssystem som alla anställda oavsett placering kan använda. De anställda har möjlighet att lämna in tidrapporter online och ansvariga kan se och godkänna tiden genom att använda någon webbläsare eller en mobiltelefon på ett snabbt och enkelt sätt. QBIS kan enkelt anslutas till ett löne- eller affärssystem. Hallett använder Sage för lönebearbetning och alla godkända tidrapporter går direkt in i det systemet och eliminerar mycket manuellt arbete.

”QBIS har varit en viktig faktor i att hjälpa oss att växa så snabbt som vi faktiskt har.”

 

QBIS är en Software-as-a-Service (SaaS) lösning, precis som Hallett sökte. Det innebär att det inte är någon mjukvara att installera, inga implementeringar och underhållskostnaderna är minimala. Med Hallett korta tidsram för tillväxt är QBIS så mycket snabbare att komma igång med och använda än traditionella installerad programvara.

Fördelarna Hallett fick genom att använda QBIS

Innan Hallett började använda QBIS de hade två administrativa resurser att hantera löneprocessen, varav en var en intern resurs och en extern konsult. Vid denna tid Hallett hade 220 anställda fördelat på 150 butiker. Inom 12 månader hade de vuxit till 900 anställda och 650 butiker och även minskat sina administrativa resurser till att en intern resurs hanterade alla löner genom att använda QBIS.

”Vi har kunnat växa och samtidigt minska våra administrativa kostnader och processer med 75%. QBIS har varit en viktig faktor i att hjälpa oss att växa så snabbt som vi har, från 220 till 900 anställda inom 12 månader.”

Halletts löneförberedelser är mycket mer exakt nu och har kraftigt minskat manuella fel. QBIS automatiserar nu hela den administrativa processen. Tidrapportering sker enkelt då de anställda rapporter arbetad tid via sin mobiltelefon eller en webbläsare, som sedan godkänns av respektive chef och därefter går direkt in i lönesystemet för bearbetning. Dessutom har Hallett gynnat använda QBIS för resursplanering. Anställda kan lämna ledighetsförfrågningar online och dessa hanteras enkelt och smidigt och kommer till rätt person som snabbt kan svara och godkänna. Hallett har nu en bättre kommunikation mellan ledning och personal genom att använda QBIS.

”QBIS är ett utmärkt verktyg för att hjälpa oss att effektivisera löne- och tidshantering. Det är mycket användarvänligt, informativt och lätt att generera rapporter från. Vi har sett att det är lätt att växa med systemet utan att förlora någon prestanda.” säger Kevin Hallett

Kostnadseffektiv lösning

Hallett behövde inte investera i servrar, persondatorer och programvarulicenser och kunde hålla kostnaderna nere. De anställda rapporterar min sin tid genom sina mobiltelefoner.  All programvara hostas på QBIS egna säkra servrar på ett bekymmersfritt sätt. QBIS tar dessutom hand om alla programvaruuppgraderingar då kunden alltid har den senaste versionen av programvaran.

”Det krävdes ingen omfattande utbildning för att få ett bra grepp om QBIS. Allt som behövdes var en kort online-utbildning för ett par av våra super-användare och sedan kunde vi utbilda all vår personal fullt genom ett antal en timmessessioner som vi själva genomförde internt.”