project management flow chart

Faserna av project management

Project Management är det engelska uttrycket som beskriver de fem olika faserna för en projektledares arbete. De fem faserna innebär: initiering, planering, genomförande, bevakning och avslutning. Genom processen från projektplanering till att ett projekt avslutas finns det flera krav, mål och fallgropar som en projektledare måste förhålla sig till för att skapa ett framgångsrikt resultat. Projektstyrning är avgörande för att projektets utfall ska stämma överens med det som har planerats. Några av de viktigaste delarna i projekthantering är:

  • Projektplanering: initiera och definiera arbetet
  • Projektstyrning: genomförande och bevakning
  • Projektresultat: avsluta och följ upp

Vad behöver man för att initiera och planera ett projekt?

Vid initieringsfasen görs research för om projektet kommer att kunna genomföras och hur det ska genomföras. Här beskrivs syftet, målen och kraven på projektet som lägger grunden för vad resultatet senare ska bli. Därefter vid planeringsstadiet behöver de praktiska målen specificeras och begränsningar beskrivas. Till exempel bör tidsaspekterna vara tydliga: hur lång tid får projektet ta? Hur mycket tid ska varje projektmedlem spendera på sina uppgifter? Hur lång tid får en viss aktivitet ta?
Budget bör också vara välformulerad och tydlig redan vid planeringsstadiet därför att det ökar chanserna att intäkterna för projektet blir större. Det som bör definieras är bland annat projektmedlemmars tid, material som ska köpas in, kommer projektet innebära rapportering av traktamenten, milersättning eller projektmaterial m.m.

För projektledaren innebär den första fasen ett grundligt arbete i att strukturera en plan som håller sig inom de satta ramarna samtidigt som det lämnar utrymme för oförutsatta händelser.

QBIS Projekt hjälper er med projekthantering – från planering, budgetering och uppföljning

Verktyg för projektstyrning

Strax innan projektet dras igång finslipas de sista detaljerna på projektplaneringen. Här bestäms vem eller vilka som utför vissa aktiviteter, resurser fastställs, projekthanteringsplanen och schemat specificeras. I denna fas bestäms också vissa KPI:er, Key Performance Indicators, alltså de nyckeltal som mäter hur projektet fortlöper gentemot projektplanen.

Med ett digitalt verktyg, såsom QBIS Projekt kan projektledare se detaljerade grafer över framsteg, risker, faktureringsöversikt och budget inom projektet och hur dessa förhåller sig till projektplanen.

Effektivt projektledarskap och project management kan nås genom att använda vissa av de utarbetade och testade metoder som finns tillhands. De kan hjälpa till att ge bättre insikt i bra projektstyrning som optimerar resurserna och ser till att uppfylla fördefinierade mål.

Vanliga metoder för project management

CPM

Critical Path Method, är en metod som används för att skapa en uppfattning av den tid som det kommer att ta för ett projekt att genomföras. Genom att definiera beroenden mellan projektets aktiviteter så att de kan genomföras utan att det påverkar projektets totala tidsbudget. CPM kallas även ”Kritiska linjen” och används ofta när projektets totala tidsram är av största vikt för bästa resultat.

PERT

Program Evaluation and Review Technique (PERT) är en visuell metod som söker optimera projektplaneringen genom att presentera projektaktiviteterna grafiskt i ett nätdiagram, vilket ska leda till större insikt i hur aktiviteterna förhåller sig till varandra.

PROPS

Detta är en svenskutvecklad projektstyrningsmodell som delar in ett projekt i tre områden: projektstyrningsprocess, projektledningsprocess och projektets arbetsmodell. PROPS är utvecklats för företag som arbetar med projekt-, program- och projektportföljstyrning.

Vad innebär projektledning egentligen?

Avsluta och följ upp projekt

Vid den avslutande fasen presenteras resultatet för såväl projektmedlemmar som för kunden och intressenter. Här bör projektledaren se till att granska projektplaneringen, genomförandet och det faktiska resultatet för att kunna identifiera projektfel samt vad som skulle kunna göras för att förbättra resultat på kommande projekt. För att kunna analysera projektresultaten krävs dock att projektledaren har underlag som gör att det blir lättare att ta lärdom och förstå vilka steg som ska tas i kommande projekt.

Med digitala verktyg som också är har koppling till tidrapporteringssystem och faktureringsprogram kan det finnas underlag som hjälper till att visa planering mot utfall. Här finns alla detaljer kring hur projektmedlemmarna har spenderat tid inom uppgifter och aktiviteter, projektmaterial som inhandlats, fakturering som har genomförts och kommer att genomföras, huruvida tid som är debiterbar har rapporterats, och det finns också noggranna rapporter om projekttid, material och resultat att granska.

Välj ett projektverktyg som stödjer planering, riskhantering, realtidsuppföljning och analys.