Arbetar man med lönehantering närmar sig nu en viktig tid på året, nämligen semesterårsskiftet. För de flesta sträcker ett semesterår från 1 april till 31 mars. Ett semesterårsskifte är precis vad det låter som, vi lämnar ett semesterår och går in i nästa, där vi fyller på de anställdas semesterdagar. Det kan låta simpelt, men faktum är att detta skifte är en viktig process, där åtgärder görs som kräver stor noggrannhet.

För att kunna genomföra ett semesterårsskifte måste allt underlag för det föregångna året vara färdigt. All frånvaro som kan påverka intjänandet av kommande semesterdagar måste vara inrapporterad och attesterad. Följer man modellen där ett nytt semesterår börjar den 1 april, måste avvikelserna från mars registreras på lönen innan semesterårsskiftet inleds. Lönerna i april-månad måste således vara de första som görs, innan systemen kan uppdateras och det nya semesteråret inleds.

I denna process är det viktigt att följa vissa steg. Vi har tagit fram en enkel mall med steg som hjälper till att säkra upp att ingenting missats inför det kommande skiftet. Den är till för dig som antingen arbetar med lönehantering, eller för dig som vill veta mer om hur ett skifte går till.

Steg-för-steg checklista för ett semesterårsskifte

Kontrollera de anställdas semesteravtal

Dubbelkolla om någon av de anställda har bytt semesterrätt under året som har varit. De nya avtalen som ska appliceras kommer att träda i kraft när semesterårsskiftet är genomfört.

Se till att all frånvaro eller avvikande tid är inrapporterad

Kontrollera att alla anställda har rapporterat in både sin semesterlönegrundande respektive icke semesterlönegrundande tid. Oavsett om det gäller sjukdom, semester, VAB eller tjänstledigt behöver tiden vara inrapporterad så att aprillönerna kan köras.

Se över de anställdas saldon med obetald semester, kvarstående semesterdagar och semesterskuld

Säkerställ att personalen har tagit ut sin semester om 20 dagar och kontrollera hur många kvarstående semesterdagar som finns kvar. Ta bort de dagar som är outnyttjade eller obetalda. Se också över semesterskulden så att det stämmer överens med antalet upparbetade och utbetalda dagar, fram till den 31 mars.

Gå igenom hur semesterersättningen för rörligt arbete betalas ut

Finns det anställda som har rörliga lönedelar eller procent på intjänad lön; såsom timlön, provision eller bonusar, behöver dessa ses över. Enligt semesterlagen ska en semesterersättning om minst 12% utgå för rörliga delar. Om dessa inte har betalats ut löpande under året, kommer de att betalas ut i en klumpsumma i samband med semesterårsskiftet.

Kontrollera och granska antalet semesterdagar

Se till så att antalet semesterdagar stämmer. Kolla upp företagets policy, eller kollektivavtalet som företaget följer, för att se om det finns sparade semesterdagar som ska betalas ut innan skiftet görs. Ta även ut semesterskulden för upparbetade och utbetalda dagar fram till och med 31 mars.

Se mer hur QBIS kan effektivisera tid för lön

Få fler tips om effektivisering