Tid är en av de mest värdefulla resurserna ett företag har, och det är en färskvara som snabbt går förlorad. Det är grundläggande för varje framgångsrik verksamhet att se till att förvalta sin tid och spendera den på rätt sätt.
Den här artikeln diskuterar tid, vilken roll den har i samhället och hur vi kan börja utforska sätt att utnyttja tiden som gör oss mer framgångsrika.

Vi lever i ett samhälle där människor rör sig i en mycket snabbare takt än tidigare. Vi är konstant på språng, vilket gör att det blivit en nödvändighet att kunna hantera flera saker samtidigt. Med teknikens framsteg är vi alltid uppkopplade och har när som helst tillgång till ett flöde av information som kommer från världens alla hörn. Tanken på att vi skulle förlora denna tillgången är för de flesta av oss, helt otänkbart.

Som med allt annat, finns det en baksida av teknikens snabba framsteg; de flesta av dagens människor kommer att konsumera information genom att prata, läsa eller skriva på sina smartphones, surfplattor eller laptops, oavsett om de är hemma, på bussen, på tåget eller promenerar. Tiden för att ta en paus och slappna av försvinner sakta.

Enligt den brittiska psykologen och professorn Richard Wiseman (Pace of Life International Study), har det övergripande tempot i samhällets tempo ökat med 10% sedan mitten av 1990-talet. På vissa platser i världen har tempot ökat med så mycket som 20%.
Inom både näringslivet och företagandet får vi fler saker gjorda inom samma tidsram som tidigare generationer. I den takt som samhället driver på, måste företag hela tiden utvecklas för att förbli relevanta. Är inte vi tillräckligt snabba, finns det en konkurrent som är det. Därför måste vi hela tiden se till att vi håller jämna steg med konkurrensen.

Den värld vi lever i kräver att vi ständigt reflekterar och söker förbättring inom oss själva.

Tid är vår mest värdefulla resurs

Vad är tid?

  • ”Tid är vad vi vill ha allra mest, men använder på sämsta sätt”
  • ”Tid är något vi aldrig kan få tillbaka”

”Tid är något som är begränsat – men hur vi arbetar behöver inte vara det.”

När det gäller företagande, är tid vår viktigaste och även vår mest begränsade resurs. Samtidigt tar vi oss sällan tiden att tänka över hur vi faktiskt spenderar den. När vi arbetar har vi ett utsatt antal timmar, där vi ska arbeta och producera för vår verksamhet. Det är ett hårt och kallt faktum som vi möter varje dag. Hur vi väljer att spendera tiden, kan antingen göra oss framgångsrika – eller totalt sönderstressade. Det är därför det är av största vikt, att ta reda på hur vi kan få ut det mesta av vår tid, eftersom den är så begränsad.

Få av oss använder vår tid optimalt, trots att den är så värdefull för oss. Ofta vet vi inte ens vart tiden har tagit vägen. Vi arbetar hårt hela dagarna för att nå våra mål, men kan ofta känna att vi underpresterat eller tappa bort oss i uppgifter så att tiden springer iväg. Vi finner oss alla i denna situation, där vi gör samma sak upprepade gånger och följer rutiner utan att ifrågasätta dem. Varför?
Det finns inte tid att reflektera över varför vi gör som vi gör. Många upplever att det är lättare att bara fortsätta i samma spår än att försöka förändra.

Att göra det bästa av den tiden man har, är för alla organisationer en viktig ingrediens för att skapa en hälsosam verksamhet. För effektivitet är hälsosamt. Företag som uppnår detta är många gånger de mest framgångsrika.
Samma princip kan appliceras på människor. Vi vill i vår natur känna oss uppskattade och värdefulla för det vi gör. Vi vill känna att vi tillför något i vårt arbete, och hjälper till att skapa en positiv stämning i företaget.

Ta tid för att skapa tid

Jag får ofta höra att det inte finns tid till att jobba med företagets utveckling eller förbättringar av arbetsrutiner och processer. Man är för upptagen för att ens reflektera, och än mindre att genomföra, de ändringar som egentligen krävs för att man ska röra sig framåt.

Många av oss har emellanåt suttit och önskat att det fanns fler timmar på dygnet. Tid må vara något som är begränsat, men genom att se över hur vi arbetar kan vi slippa känslan av att vara begränsad.

Tänk om vi kunde frigöra ungefär 25 % av vår arbetsdag, så att vi skulle kunna fokusera på uppgifter som verkligen gör skillnad.

Det är lite ”moment 22” över det hela; för att kunna skapa mer tid måste vi först ta oss tiden att hitta sätt att göra det. Vi behöver ifrågasätta oss själva, vad vi gör och hur vi gör det för att kunna hitta vad vi kan effektivisera.

Gör vi rätt saker med vår tid?

Transparens i hur vi spenderar vår tid, är ett första steg till att förstå vart tiden tar vägen. Vi behöver se vad vi gör för att kunna förstå vad som är viktigt.
Vi behöver granska de dagliga aktiviteterna inom företaget och våra egna scheman och ta beslut om vi ska släppa dem, delegera de vidare eller outsourca vissa arbetsuppgifter.

Så hur gör man?

Börja med att samla in data kring hur tiden inom företaget spenderas. Ett tidrapporteringssystem ger en djupare inblick kring vilket arbete som ger resultat.

Ta beslut utifrån vad som är viktigt och vad som är oviktigt. Efter att du identifierat tidsbovarna kan du bedöma om de är relevanta eller om de bara går på rutin. Relativt ofta ärver vi nämligen rutinmässiga uppgifter som upprättats i företaget sedan tidigare, och vi fortsätter med de trots att de inte längre ger något av värde.

Formulera de nya rutinerna och se till att implementera dem. Se till att du spenderar din tid med att göra rätt saker.

Spendera din tid rätt!

Utveckla dig själv, analysera företagets tid, hitta sätt att förbättra rutiner och skapa balans mellan vad som känns bra och vad som faktiskt behövs.
På så sätt kommer du att skapa mervärde för dig själv och de anställda. Allas tid är viktig och ingen vill känna känslan av att tiden inte räcker till. Vi behöver inte fler anledningar till stress. Bemöt varje tillfälle av ifrågasättande som en möjlighet att förbättra dig själv. Ta steget mot att åstadkomma ditt mål, och gör det med mindre stress och mer tid!

Läs om QBIS Tidrapportering

LÄS OM QBIS TID

Skrivet av Andrew Johnston,
Product Manager