För närvarande är QBIS utformat för att man ska rapportera hela sin tid för veckan, innan den blir stängd och godkänd. Det orsakar problem för chefer, löneadministratörer och ekonomipersonal när löne- och faktureringsprocesser utförs vid månadens slut, när brytet infaller mitt i en vecka. Detta beror på att användaren inte kan stänga tidkortet förrän varje dag i veckan är klar, och veckan är avslutad. En fördröjning kan således skapas i löne- och faktureringsprocessen som varar i flera dagar efter månadens slut, då ansvarig måste vänta på att tidkort rapporteras och godkänns innan processen kan påbörjas.

Förbättring av QBIS Tidkort

Vi gjort en förbättring av tidkortets funktionalitet som innebär att användaren har möjlighet att stänga sitt tidkort mitt i veckan vid månadsslut, så att chefen sedan ska kunna godkänna denna. Genom detta kan processen för lön och fakturering förbättras och fördröjningen undvikas.

Ny inställning ger möjlighet att stänga/godkänna tidrapport mitt i en vecka vid månadsslut

För att få tillgång till den nya funktionaliteten måste man aktivera en inställning på ”tidsinställningar”, sidan finns under ”System” > ”Tid” > ”Inställningar” och kan lokaliseras högst upp till vänster (se bild nedan). Om funktionen är aktiverad, kommer QBIS att möjliggöra stängning/godkännande av månad i de tidkort som innehåller ett månadsbryt mitt i veckan. Övriga tidkort är oförändrade.

Inställningar för tidrapportering

 

Om inställningen är aktiverad

Om inställningen för stäng/godkänn månad är aktiverad kommer användarna vid varje månadsslut kunna välja; stäng månad och sedan stäng vecka, om ny månad startar mitt i en vecka.

QBIS tidkort Stäng månad, stäng vecka


En vecka i månadsbryt som ännu inte är sparad

En vecka som ännu inte är sparad, har inte alternativet av att stänga månad. Välj först ”spara” vecka för att gå vidare till ”stäng månad” (se bild nedan).

Scenario ett QBIS - inte sparad vecka


Ny vecka som är sparad med inte stängd

Notera: Här visas ”stäng månad” istället för tidigare ”stäng vecka” (se bild nedan):

När du sparat din vecka, kommer alternativet ”stäng månad” upp istället för stäng vecka som tidigare har varit.

Som användare måste man se till att alla tidigare veckor är stängda, innan man kan stänga månad. Om man har missat att göra detta kommer man få ett meddelande som uppmanar att användaren ska stänga tidigare veckor.
När månaden är stängd kommer meddelanderutan att visa ”månaden är stängd” istället för tidigare ”veckan är stängd”.

Scenario två QBIS - sparad vecka


När månaden är stängd kommer användaren kunna spara och stänga resten av veckan medan chef eller administratör nu kan godkänna månaden (se bild nedan):

Notera: användaren kan stänga resten av veckan även om chefen inte har godkänt föregående månad.

Scenario tre QBIS - efter månad är stängd


När sista dagen på månaden faller in på en söndag

Vid tillfällen där den sista dagen av månaden infaller på en söndag, där söndag är den sista dagen på tidkortet, måste användaren först stänga veckan (som tidigare, se bild), för att sedan stänga månaden.

Scernario fem - söndag som sista dag i månaden


När chef har godkänt både månad och vecka kommer spara/stäng vecka och godkänn månad att försvinna från tidrapporten

Efter att chefen har godkänt veckan går veckan inte längre att redigera och fälten ”spara”, ”stäng vecka” och ”stäng månad” försvinner.

Scenario fyra QBIS - stängd vecka, stängd månad och godkända


Förbättrad löneexport med stöd för export av tid från godkänd månad

Den nya funktionaliteten för att stänga/godkänna en månad mitt i veckan har gjort det möjligt att exportera godkänd tid, inte bara godkända veckor såsom QBIS har idag.
Om inställningen för stäng/godkänn månad är aktiverad i systemmodulen kommer en ny inställning i sidan för förberedelse av löner att visas: ”Bara export av tid från godkända månader”.

I era exporter måste ni som kund antingen välja att exportera godkända tidrapporter eller exportera godkända månader. Man kan inte välja att ha båda aktiverade (se bild nedan).

QBIS Förbered löner