I år firar Aqua Dental sitt första tioårsjubileum. Sedan start har verksamheten växt sig större i rask takt och det finns fortsatt stora planer på att utöka ännu mer. En klinik på Kungsholmen i Stockholm har vuxit till elva som ligger både i huvudstaden och i Göteborg.

– Vi vill förändra hur vi ser på tandvård i Sverige idag. Vi vill utmana en traditionell bransch som till stor del baseras på väletablerade arbetssätt och skapa en helt ny typ av arbetsplats som erbjuder större utvecklingsmöjligheter och bättre patientupplevelser, berättar Dajana Houdek, HR-chef på Aqua Dental.

Dajana Houdek
HR-chef på Aqua Dental

Fokus på upplevelsen för patienter och personal

Det blir allt tydligare att upplevelsen och nöjdheten både hos kunder och hos personalen ligger i fokus. Som HR-chef har Dajana huvudansvar i personalfrågor och arbetar därmed mycket med att se till att arbetsrutiner och processer går till på ett smidigt sätt. Digitaliseringen har varit en stor del i att skapa nöjda medarbetare. Tidigare användes ett tidrapporteringssystem som begränsade vissa viktiga funktioner. Till exempel tillät systemet inte automatisk registrering av OB och andra lönegrundande aktiviteter, vilket är av stor vikt i ett bolag där anställda arbetar i skift. När bolaget samtidigt växte från 40 till 400 anställda blev det ännu tydligare att någonting behövde förändras.

– Till slut blev det en kostnadsfråga. Även om vi hade ett digitalt system blev det mycket fel i både lön och tidsstatistik eftersom systemet inte tillhandahöll de funktioner vi behövde. Det tog mycket tid från chefer att redigera och se till att allt blev korrekt. Med QBIS kan vi lägga in all information redan från början och rapporteringen är mer korrekt. Så vi sparar tid och därmed också pengar på att använda QBIS, säger Dajana.

Mindre fel i lönehanteringen med korrekt tidrapportering

Efter rekommendationer och en del jämförande mellan olika system föll valet till slut på QBIS. Bytet av system skulle bli en stor process och därför togs beslutet att implementera QBIS på vissa kliniker innan det började användas genom hela organisationen. Till en början vad det en omställning för de anställda att lära sig de nya processerna, men efter utbildningen blev allting lättare. Idag berättar Dajana att det inte är några problem för varken nya eller befintliga medarbetare att börja rapportera i systemet.

– Den största utmaningen var nog att lära ut det tekniska till personalen. Men det är alltid lite av en svårighet, att introducera nya arbetssätt när man är van vid något annat. En av anledningarna till att vi valde QBIS är för att det verkade så lättanvänt och det har det visat sig att vara. Både för anställda som tidrapporterar och för oss på HR som tittar igenom materialet innan vi påbörjar löneberedningen.

Bättre inblick i tidsregistrering och frånvaro

Kostnaden var en av de största anledningarna till att ett nytt tidrapporteringssystem behövdes. Mindre handpåläggning innebär färre fel och flera timmar sparade varje vecka i administrationen. Frustrationen som tidigare infunnit sig när lönehantering var runt hörnet är nu nästan borta. På köpet med det nya systemet har dessutom större inblick i statistiken över tidsåtgången kommit, vilket varit en positiv sidoeffekt.

– Vi tittar numera mycket på överblicken och statistiken över frånvaron. Det blir enklare nu att se över sjukfrånvaron och få bättre insikt i personalomsättning och vart tiden tar vägen. Enkelheten det har inneburit i att få in en bra rutin som är tidsbesparande och möjligheten att få bättre koll har varit väldigt bra för oss, berättar Dajana.

Utmanar traditionell tandvård med modernitet och tillgänglighet

Bättre upplevelser är något som genomsyrar hela organisationen. Förutom att det innebär smidighet och trivsamhet att arbeta på Aqua Dental ska även patienterna få samma upplevelse. För patienterna speglar sig detta genom högkvalitativa tjänster med god service.

– För oss handlar det om att finnas där när patienten behöver oss. Inte tvärtom. Förutom att vi vill expandera och finnas på fler platser i Sverige vill vi också vara tillgängliga på ett enkelt sätt rent fysiskt såsom att finnas på markplan och att finnas ett telefonsamtal bort. Vi vill ha bättre öppettider så vi finns där under veckans alla dagar, från tidig morgon till sen kväll, avslutar Dajana.

Aqua Dental erbjuder tandvård inom bassegmentet, estetiskt och specialistvård. Här kan man få hjälp med allt från undersökningar, lagningar, tandställningar, omfattande kirurgi eller estetiskt tandvård såsom blekning. Genom hela livet och för alla plånböcker finns tandvård som passar alla. Läs mer om Aqua Dental

Hur kan QBIS tidrapportering fungera för er?

Starta en kostnadsfri testperiod och se hur systemet
kan anpassas efter er organisation och behov

TESTA QBIS