Välj ett tidsystem som passar er verksamhet

Verksamhetens lönsamhet kan påverkas i större utsträckning än vad man tror om man redan från början väljer fel tidsystem. Ju längre man använder ett system som inte riktigt passar verksamheten, desto svårare blir det att byta och hitta ett system som passar. Beroende på vilken typ av verksamhet man har; till exempel företag, organisation, förbund skiljer sig troligtvis de största behoven av vad man vill få ut av sitt tidsystem. Vissa söker mer komplexa system som kan hantera flera olika delar med andra vill ha enklare tidsystem som täcker de mest basala behoven. Det kan dock vara en god idé att inte endast fokusera på de akuta behoven utan också se över kraven för systemet mer långsiktigt.

De behov som finns idag är kanske inte desamma imorgon, och därför kan det vara bra att lägga lite tid på att välja rätt tidsystem från början.

En av de första frågorna man kan ställa sig om man är osäker på om man behöver ett tidsystem är: Finns det ett behov av att skapa lön och fakturor i verksamheten? Är frågan på svaret ”ja”, så är det troligtvis bra att implementera ett tidsystem som kan fånga tid för både lön och fakturering. Det är särskilt bra om man upplever att administrationen för dessa processer tar väldigt lång tid och man skulle vilja hitta sätt att effektivisera arbetet.

Vilka verksamheter behöver ett tidsystem?

Oavsett om personalen arbetar enligt kontorstider, fasta scheman eller i skift så kan ett tidrapporteringssystem underlätta hela administrationskedjan. Dokumenterad tid ger mer insyn i hur tiden inom verksamheten spenderas och ger även personalen en större känsla av inflytande då de kan hålla koll på sin egen tid. Det kan vara enkelt för personalen att se tidrapportering som ett medel för ledningen att hålla koll på sina anställda, men i verkligheten är det en möjlighet för personalen att få större kontroll över sin egen tid.

Man ser direkt hur mycket man har arbetat och varit frånvarande, hur många semesterdagar som finns kvar och så vidare. Därmed blir det enklare att kunna prioritera sin tid och kunna visa hur man arbetar. Transparensen kan vara en gynnsam fördel för både arbetsgivaren och arbetstagaren.

Tjänstemän och andra som följer kontorstider i sitt schema med flextid kan därför också dra stor nytta av att registrera sin tid. Dokumenterad flextid hjälper i att se till att arbetsbelastningen är på en rimlig nivå och det finns möjligheter att på ett enkelt sätt motivera när man behöver ta ut sin flextid.

En konsultverksamhet eller ett bolag med konsulttjänster kan med ett digitalt tidsystem dra nytta i att få möjligheten att se debiteringsgraden för varje anställd. Varje enskild medarbetare och chef kan se hur mycket denne har arbetat enligt vad som är förväntat i debiterbar tid samtidigt som administratörerna i och med tidrapporteringen får färdig tidsdata för hur många timmar som kan faktureras för kunden.

Tidsystem förenklar även lönehantering och fakturering

En av de största anledningarna till att använda sig av tidsystem oavsett vilken verksamhet som bedrivs är för att på ett enklare och mer korrekt sätt hantera lön och fakturering. När man kan redovisa personalens rapporterade arbetstimmar finns informationen färdig för löneberedningen. Vid tidrapportering i projekt där man behöver fakturera de timmar som arbetats, finns även detta registrerat direkt i tidsystemet. Förutom att det underlättar själva processen så är det också ett sätt att säkerställa verksamhetens lönsamhet. Genom att se till att fånga tid för lön och fakturering minskas tiden som läggs på administration varje månad. I längden när verksamheten, förhoppningsvis, växer kommer tidsbesparingen bli större och större.

Medvetenhet om vad som görs ökar lönsamheten

När anställda registrerar sin tid får man större inblick i hur stor andel av tidrapporteringen som är frånvaro respektive närvaro. I rapporter som visar hur mycket frånvaro samt anledning till frånvaron finns det möjlighet att analysera vad frånvaron beror på. Finns det hög sjukfrånvaro på en avdelning eller i vissa team kan det vara en indikation på till exempel dålig arbetsmiljö eller hög arbetsbelastning. Genom att analysera tidsavvikelser, såsom sjukdom, flextid, övertid, föräldraledighet, semester med mera kan man bli mer medveten om vart det potentiellt ligger brister som försämrar lönsamheten.

Hur väljer man rätt tidsystem?

Det viktigaste att tänka på innan man väljer tidsystem är att ha klara önskemål och krav för vad man vill att tidsystemet ska hjälpa till med. Med största sannolikhet kommer dessa att skilja sig mellan personalen, cheferna och administratörerna eftersom syftet skiljer sig mellan arbetspositionerna. Detta kan göra att det känns som en komplicerad process att hitta ett bra system, men oftast är fördelarna för respektive grupp utarbetad av systemleverantören.

För att säkerställa att systemet gynnar verksamheten kan det vara en god idé att använda olika system för olika ändamål. Ett försystem som fokuserar på tidrapportering kan till exempel vara bättre än att använda sig av ett större affärssystem som omfattar både tidrapportering, lönehantering och fakturering. Detta beror på att systemet troligtvis är utvecklad för att passa alla inom organisationen och för att det finns potential för verksamheten att växa i systemet. Använder man ett system till flera olika delar kan det lätt kännas som om man är låst i ett system och har svårt att ta sig ur det när man känner att systemet inte längre stödjer behoven.

Detta leder oss in på nästa uppgift att tänka på: hur kommer våra behov se ut imorgon, om fem år eller om 15 år? Fundera över tillväxtmöjligheterna. Ett system som utvecklas på den del som är viktigast för er, är ett system som växer i takt med er verksamhet. Lär känna systemet genom att titta på eventuella begränsningar i funktioner, utvecklingsmöjligheter, prisbilden för fler användare och så vidare.

Till sist kan det vara bra att fundera över vilka funktioner som behöver finnas till respektive arbetsgrupp, det vill säga: vad behöver de som tidrapporterar? Vad behöver cheferna få ut av systemet? Hur underlättar systemet för administratören?

Funktioner för varje arbetsgrupp

Användare

  • Tidrapportering från dator och mobila enheter
  • Stämpelklocka i mobilen
  • Tidregistrering mot projekt och aktiviteter
  • Registrering av utlägg och kvitton samt projektmaterial
  • Enkel ledighetsplanering
  • Översikt av tidssaldon

Chefen eller projektledaren

  • Attestering av anställdas tidrapporter
  • Spårningsmöjlighet för tidsregistrering i mobil stämpelklocka
  • Sammanställning av tidsregistreringar
  • Enkel hantering av ledighetsansökningar
  • Projektplaneringsverktyg
  • Översikt av debiterbar tid i projekt
  • Smidig schemaplanering
  • Attestering av utlägg, kvitton, projektmaterial och faktureringsunderlag
  • Avtalsregistrering för kollektivavtal

Administratören

  • Sammanställning av lönegrundande tidrapportering
  • Scheman med förinställd information om lönearter
  • Automatiskt inlagda helgdagar som påverkar eller inte påverkar lönegrundande tidregistrering
  • Färdigt underlag för lön och fakturering

Se hur QBIS tidsystem kan anpassas efter er verksamhet

Få ett kostnadsfritt inlogg till QBIS genom att starta en testperiod

TESTA QBIS