Ett projektledningsverktyg kan komma väl tills pass under alla delar av projektarbetet, även i små projekt. Det finns en mängd olika projektverktyg tillgängliga både online och offline som kan tillgodose olika typer av behov. Det huvudsakliga syftet med ett projektverktyg, oavsett projektets storlek, är att underlätta arbetet – från planering till hantering, uppföljning och analys. I vilken utsträckning dessa funktioner kommer att behövas beror till viss del på projektets storlek och syfte.
Ett verktyg som ger god planeringsstruktur med uppföljningsmöjligheter för att säkerställa att arbetet inte drar ut på tiden kan vara tillräckligt för ett mindre internt projekt. Medan externa projekt, såsom konsultationer, kan kräva mer avancerade funktioner med planering, rapportering, uppföljning och faktureringsintegrationer.

Varför är digitala projektledningsverktyg bättre än analoga?

Varför digitala projektverktyg kan vara att föredra beror på att de öppnar upp för utveckling. Till skillnad från analoga och manuella metoder som kan utgöra hinder för inblicken i projektet. Hur stora utvecklingsmöjligheter som finns i digitala verktyg beror däremot på vilken typ av verktyg som man använder sig av. Interaktiva program såsom Microsoft Excel kan fungera för projektplanering, men sätter också stora begränsningar i uppföljningsarbetet då det inte erbjuder någon automationsfunktionalitet för inblick i tid- eller kostnadsrapporteringen. Ett digitalt projekthanteringsverktyg med integrationsmöjligheter för fakturering kan förenkla processen från start till slut eftersom det erbjuder mer insikt.

Varför använder man projektledningsverktyg?

Grunden till att använda ett projektverktyg är för att kunna planera och strukturera arbetet. En tydlig plan är ofta centralt för att projektresultatet ska möta förhandsförväntningarna. Begränsningar såsom deadlines och budget är bra att ha klara innan projektarbetet drar igång, så att förväntningarna kan lägga sig på en rimlig nivå. Med ett verktyg som möjliggör planering och uppföljning av dessa två grundläggande begränsningar kan det därför bli enklare att leverera framgångsrika projekt med nöjda kunder.

Projektplanering kan kännas som en vetenskap i sig då det finns flera olika metoder och modeller som kan användas. En av de vanligaste metoderna för att planera arbetet är GANTT-metoden. Med denna metod planeras aktiviteterna i olika faser så att man enklare kan identifiera både milstolpar och beroenden inom projektarbetet. Planeringen möjliggör också en mer visuell representation av projektplaneringen, vilket gör projektet mer överskådligt. Grunden till denna metod är att med projektspecifikationen beräkna tidsintervall och allokering av resurser innan tidsplaneringen påbörjas.

QBIS Gantt Chart overview

Bättrad projektledning med digitalt projektverktyg

Projektledaren är oftast den som har mest användning och nytta av projektverktyget. Det är en stor del till att underlätta hanteringen och ge en mer överskådlig och detaljorienterad inblick i arbetet. Ett projektsystem som erbjuder funktioner för planering av aktiviteter och projektmedlemmars arbete med tidrapportering i sagda aktiviteter underlättar projektledarens översikt. När projektmedlemmar rapporterar sin tid på aktiviteter kan projektledaren se när arbetet utförs och hur lång tid det har tagit, vilket i förlängningen gör det enklare att se huruvida det finns risker med att hålla deadlines. Transparensen i att visa vem som gör vad och när kan också hjälpa till att skapa starkare gemenskap i teamet då medlemmarna ser att alla drar sitt strå till stacken.

Effektivitet och insikt bör vara krav inför valet av projekthanteringsverktyg. Att ha koll på att projektet följer planen inom budget och tidsåtgång är en stor del av projektledarens arbete och därför bör verktyget stödja dessa delar. Förutom att det underlättar projektledningen innebär ett verktyg som kan ge effektivitet och insikt i förlängningen att bättre förutsättningar för riskhantering finns. Projekthantering innebär många gånger att hålla koll och stämma av med projektmedlemmar hur arbetet går. Mailandet med rapporter eller mötesbokningar för att gå igenom detaljer om dagsarbetet är ofta tidskrävande och kan utgöra hinder för det faktiska projektarbetet. Ett projektverktyg med rapporteringsmöjligheter som tillhandahåller tidsregistrering på aktiviteter och skriftliga kommentarer vid rapporteringstillfället, ger projektledaren insikt utan att det stjäl tid från projektarbetet. Istället kan möten som äger rum handla om utveckling eller stimulera det sociala och att skapa närmare relationer inom teamet.

Daglig tidrapportering av projekttid skapar funktionen att få realtidsuppdateringar om hur arbetet går. Vid varje registrering av tid och material mäts summan gentemot det som angivits i den ursprungliga projektplanen. När den rapporterade tiden eller materialen börjar närma sig gränsen för budget skickas varningar till projektledaren som uppmärksammar denne för de potentiella riskerna.

Insikt ger framgångsrika projekt

Analys och uppföljning är en väsentlig del av projektarbetet för att kunna utvärdera huruvida resultatet matchar förväntningarna som sattes upp innan arbetet påbörjades. Det är även en bra process för att kunna avgöra hur projekt kan planeras framöver för att effektivisera och skapa framgångsrika resultat framåt.

Identifiera tidsbovar

Detta därför att se till att tidsbudgeten håller och att realistiska mål och tidslinjer planeras redan från början. På så sätt undviks att deadlines spricker och resultatet inte möter förväntningarna.

Förbättrad projektplan

Genom att analysera vilka rätt och fel som gjordes i projektplaneringen skapas förutsättningarna för att skapa mer hållbara projektplaner för nästa projekt.

Budgetplanering

Analysen av projektresultatet kan hjälpa till att hitta möjligheterna i budgeteringen av tid, kostnader och priser i projektet. Finns det återkommande projekt som liknar varandra finns det möjligheter att optimera planeringen av kostnader och kanske justera prissättningen för vissa tjänster.

Fakturering från projekt

För större projekt där fakturering kommer att ske finns potential att automatisera processen och enkelt skapa fakturor som matchar projektets rapportering.

  • Debiterbar eller fakturerbar tid från projektet förs över enligt timpris som angivits
  • Material som köpts in registreras på fakturan
  • All tidsregistrering, även ej fakturerbar/debiterbar tid, dokumenteras

Med integrationer från projektverktyget till faktureringssystemet kan färdigt underlag exporteras och importeras för att snabbt och smidigt skapa fakturorna.

Se hur QBIS projektverktyg kan anpassas efter er verksamhet – helt kostnadsfritt

TESTA QBIS